経理業務の見直しと引き継ぎ

請求書の発行・回収、領収書などの整理、会計入力、預金との照合、社内承認、月次資料の提出を対象に、現在の手順を確認します。個別の税務判断が必要な事項は税理士へ確認するものとして、日常作業と区別します。

• 毎月必要な資料と提出期限の一覧
• 入力・照合・承認を担当する人の確認
• 月次作業の締め日と、未完了項目の確認方法
• 担当者の交代時に使う手順書の作成

作業の一覧から優先して引き継ぐ範囲を決め、手順書を作成します。「確認する」とだけ書かず、どの資料のどの項目を見るかを記録します。

後任者がその手順で作業し、説明が足りない箇所を直します。資料が届かない、照合結果が合わないなど、通常と違う場合に誰へ連絡するかも確認します。

1. 01

   現担当者への聞き取り

   月初から月末までの作業を確認し、期限のある業務と後任者がまだ経験していない業務を洗い出します。

2. 02

   手順書と月次作業表の作成

   通常の作業手順、必要な資料、確認条件を記載します。機密情報やパスワードを手順書へ直接書き込まないようにします。

3. 03

   後任者による作業確認

   手順に沿って作業を行い、迷った箇所と未確認の項目を修正します。作業と承認の担当も確認して引き継ぎます。

ソフトの変更を前提にせず、現在の作業で解決できることから着手します。変更が必要になった場合は、社内IT担当者とデータの移行、権限、運用を確認します。導入・開発・保守の範囲と費用は、経理の引き継ぎとは分けて検討します。

既存の手順書、毎月の作業一覧、利用中のソフト、社内承認の経路をご用意いただく想定です。手順書がない場合は、担当者が普段使う資料を説明するところから始めます。