月次会議で報告する項目と資料の準備

売上、主な費用、未回収の債権などから、会議で確認する項目を選びます。経営者が今月確認したいことを聞いてから資料を用意すると、使わない表を増やさずに済みます。

前月との比較、前年の同じ月との比較、計画との差では確認する内容が異なります。表には対象期間と比較先を明記してください。集計条件が違う資料を並べる場合は、その違いを注記します。

売上が変わった場合は、数量や単価の変化などを販売資料と担当者に確認します。費用については定期的な支出か、一度だけの支出かを確かめます。原因を数字の大きさだけで決めず、確認できた理由を報告資料に記載します。

会議までに理由が分からない項目は、未確認として報告します。必要な資料、確認する人、回答の時期を記録し、次回の会議までに確認する項目を明確にします。

使用するデータ、出力する時期、集計方法を記録します。作成担当者以外が同じ資料を更新できるかを確認し、分かりにくい操作を修正します。毎月の報告項目は会議で使用したかを見直し、必要がなくなったものは外します。