経理の引き継ぎ手順書に書く項目

作業をいつ始め、いつまでに終えるかを記載します。使用する資料については名称だけでなく、提出する人、保管場所、受け取り方を書きます。会計ソフトを使う作業は操作の手順と権限の管理者も記録します。

たとえば「請求書を確認する」では、日付を見るのか、金額を照合するのかが分かりません。対象期間、必要な項目、照合先を記載します。実際に必要な確認は業務に応じて決めるため、一般的なチェック項目をそのまま増やすのではなく、現担当者の作業を確認して書きます。

資料を受け取っただけの状態と内容確認が済んだ状態も分けます。不明点が残っていれば保留する項目として記録し、次の担当者が読んでも未確認だと分かるようにします。

資料が届かない、明細と帳簿が合わない、承認者が不在といった場合の確認先を決めます。過去に例外へ対応した記録があれば、どの資料を確認し、誰が承認したかも残します。パスワードなどの秘密情報は手順書に直接記載せず、社内の管理ルールに従って扱います。

手順書を作った人以外が実際の作業を進め、説明の足りない箇所を記録します。後任者が一人で進められる作業と、追加の説明が必要な作業を分けて引き継ぎます。担当者の交代後も手順が変わったら更新する担当を決めておきます。